“Hoe laten wij iemand in onze gigantische berg aan informatie, in diverse bestandsformaten, verspreid over allerhande interne en externe servers en databases, moeiteloos dat ene document vinden dat hij nodig heeft?”
Die schijnbaar onschuldige nevenopmerking gaf de briefing voor een nieuwe website een heel nieuwe wending. Het antwoord was Quodoc, oorspronkelijk ontwikkeld voor documentbeheer in de medische sector, maar inmiddels uitgegroeid tot een intelligent Document Dispatching Systeem met heel uiteenlopende toepassingen in even diverse sectoren.
Een verhaal over bomen, bossen, naalden en hooibergen. Of hoe Trends Gazelle Syntegro het terugvinden en raadplegen van zijn documentatie even efficiënt maakte als de oplossingen die het ontwikkelt voor zijn klanten. Dankzij Liswood & Tache. En Quodoc, het virtueel paspoort voor ieder object.
“Onze klanten efficiënter maken, dat is onze missie. Van toegangscontrole tot tijdsregistratie. Dat is heel breed, dus daar komt een berg aan documentatie bij. Zowel voor de partnerbedrijven die onze hard- en software installeren, als voor de eindgebruikers.”
Aan het woord is Lore Hegmans, product marketeer bij Syntegro, de specialist voor digitale automatisering van onder andere personeelsplanning, tijdsregistratie, toegangscontrole, bezoekersregistratie en parkeermanagement.
Weinig bedrijfsprocessen die zo arbeidsintensief en tijdrovend zijn als het managen van documentatie.
En iedereen volgt daarin liefst zijn eigen logica.
“In dat bos met zoveel producten en diensten werd het moeilijk om er de bomen nog door te zien. Laat staan er om er net dat ene document in te vinden dat je net op dat moment nodig hebt. In de juiste taal. Vergelijk het met een bestand zoeken in de mappenstructuur van een collega. Of erger nog: op de website van een fabrikant. Ken je dat gevoel? Hun logica tegenover de jouwe?”
Automatiseren zonder je hele systeem te moeten omgooien
Syntegro heeft klanten van klein tot groot. In alle sectoren. In binnen- en buitenland. Maar één ding hebben ze gemeen: ze willen heel ver gaan in de automatisering van hun bedrijfsprocessen, zonder daarvoor drastische en kostelijke veranderingsprocessen te moeten ondergaan.
We besparen u de technische details, maar het komt erop neer dat Syntegro voor zijn klanten oplossingen ontwikkelt die traditioneel papierwerk en manuele administratie effectief overbodig maken. In de vorm van soft- en hardware-oplossingen die van ver of nabij te maken hebben met het automatisch registreren en verwerken van menselijke handelingen. Van het optimaal inplannen van je personeel tot het slim beheren van de toegangen tot je gebouw.
Dat daar een efficiënt documentatiesysteem bij hoort beseft Hegmans maar al te goed. “Maar als je er middenin zit en je organisatie groeit als kool, weet je wel dat die documentatie de eeuwige bottleneck is, maar kom je er niet toe om het bestaande systeem fundamenteel te herdenken. Terwijl het net dat is wat we continu voor onze klanten doen. Het verhaaltje van de kleermaker met zijn versleten kostuum zeker?”
De oplossing kwam dan ook uit onverwachte hoek
Bij de eerste besprekingen over de creatie van een nieuwe website kwam ook het documentatie-luik aan bod. Het sprak immers vanzelf dat partnerbedrijven die in opdracht van Syntegro de noodzakelijke hard- en software installeren, via die nieuwe website mega-makkelijk toegang zouden krijgen tot de installatie- en gebruikershandleidingen daarvan. En tot alle andere informatie die in de uitgebreide kennisdatabank van Syntegro zit opgeslagen.
One more thing
“Aan het einde van de presentatie van hun concept voor onze website, hadden de jongens van Liswood & Tache nog one more thing voor ons in petto”, herinnert Lore Hegmans zich. “Met hun Quodoc-oplossing keerden ze het documentatieprobleem integraal om: in plaats van - zoals de meeste organisaties dat doen - de interne productlogica als uitgangspunt te nemen voor het documentatiesysteem, vertrokken zij van de individuele documenten. En koppelden ze die via tags en labels aan alle producten en diensten waar ze betrekking op hadden.
In plaats van de interne productlogica als uitgangspunt te nemen voor het documentatiesysteem, vertrokken zij van de individuele documenten
Dat was voor ons het ei van Columbus. Want waar we in onze klassieke ‘mappenstructuur’ hetzelfde document soms op tientallen plaatsen hadden zitten (omdat het voor zoveel producten van toepassing is), hebben we nu nog maar één document. Op één plaats, intern of extern, dat maakt niet uit. Maar met alle voordelen van dien. Denk alleen nog maar aan updates.”
Quodoc brengt alle beschikbare informatie over eender welk object overzichtelijk samen.
Waar ze ook is opgeslagen, binnen of buiten je bedrijf.
Een unieke intelligentielaag
Dat Quodoc oneindig veel toepassingsmogelijkheden heeft weet Luc Vlekken, het brein en de bezieler achter de tool, als geen ander. “Dat maakt het moeilijk om er een helder en eenduidig beeld van te schetsen, maar heel kort door de bocht: het fundament van Quodoc is een document management systeem. Een Dropbox- of Google-docs-achtige als je wil.
Maar door daar een unieke intelligentielaag bovenop te leggen, wordt het een heel krachtig Document Dispatching Systeem. En dat maakt een wereld van verschil.
Want dankzij die intelligentielaag kunnen klanten als Syntegro bijvoorbeeld in hun vertrouwde interne logica blijven werken, terwijl externe gebruikers die helemaal niet moeten kennen om het document dat zij nodig hebben te kunnen vinden. Die zoeken gewoon vanuit hun eigen (gebruikers)logica.
Dankzij de unieke intelligentielaag haalt Quodoc documenten waar ze zitten: op interne of externe servers, in de cloud, logisch of willekeurig gerangschikt, het maakt allemaal niet uit. Quodoc toont of bezorgt die documenten vervolgens manueel of automatisch aan iedereen die ze nodig heeft. Waarbij ‘iedereen’ evengoed een ERP-systeem van een andere organisatie kan zijn. En in het geval van Syntegro dus de website.”
Quodoc respecteert zowel de logica van de aanbieder van informatie als die van de gebruiker
Conclusie: de vraag naar een nieuwe website leidde meteen ook tot het antwoord op een veel complexere problematiek. Via één centraal, dynamisch csv-bestand beheert Syntegro voortaan al zijn documentatie. Intern en extern. Quodoc gaat daar om de vijf minuten checken of er nieuwe info is en past zich daar automatisch aan aan.
En de gebruiker? Die merkt er niets van. Die surft gewoon naar de nieuwe Syntegro-website en vindt daar - vanuit zijn eigen logica - precies het document dat hij nodig heeft. Hem van achter de schermen volledig geautomatiseerd aangeboden door Quodoc.